Como organizar uma festa em 10 passos

Olá! Organizar uma festa exige algum planeamento e organização. No meu caso, que faço listas de “tudo e mais alguma coisa” para as festas da JoaninhaDoce, ajuda imenso a organizarmos as ideias e a colocar no papel tudo já esquematizado. Assim não se assustem com a quantidade de listas que vão aparecer por aqui nestes 10 passos para organizar uma festa. Se tens que organizar uma festa nos próximos tempos aproveita e toma nota! Organização e planeamento são o segredo!

1. Lista de convidados

A “famosa” lista de convidados deverá ser sempre o ponto de partida.. Já falei, anteriormente, sobre os motivos para fazer uma lista de convidados. Desta forma, é através dela que podemos definir quase tudo para organizar uma festa à medida do que desejamos, desde o espaço, à quantidade de comida necessária, e tudo o resto.

2. Definir data e hora para a festa

No momento de organizar uma festa, a definição da data e hora é uma das decisões mais importantes a tomar. As datas preferidas para marcar uma festa são os fins de semana ou feriados. Pois são os dias em que, à partida, haverá maior disponibilidade por parte dos convidados para estarem presentes. Contudo, outros horários como a noite podem ser interessantes dependendo das faixas etárias dos convidados… É importante definir com alguma antecedência a data para poder avisar os convidados com o tempo necessário para se organizarem nos seus compromissos.

3. Definir o local da festa

Para definirmos o local no qual vamos realizar a festa é necessário termos definido os 2 pontos anteriores. Por um lado, o número de convidados indica-nos qual o tamanho de sala/espaço que precisamos para receber os convidados. Por outro lado, tendo definido previamente a data e hora, conseguimos ser mais objectivos na procura de um espaço que tenha disponibilidade nesse dia e horário (no caso de ser um espaço alugado).

4. Escolher o tema da festa

Após termos definido o número de convidados, o local e da data da festa podemos começar a pensar no tema da festa. Habitualmente é ele que torna a festa coesa e ajuda a pensar na decoração do espaço, mesas, bolo etc. Muitas vezes, a definição do tema surge muito antes de termos estes aspectos definidos. E, frequentemente nas festas de criança, os temas são relacionados com os super heróis que eles gostam, ou os desenhos animados que vêem. Por outro lado, nas festas de adultos, podemos utilizar como temas os hobbies que têm, os seu  gostos pessoais, desportos que praticam, etc. Na organização de festas religiosas, o tema normalmente é adequado à situação a celebrar.

5. Definir o tipo de decoração

Então depois de escolher o tema da festa, podes começar a idealizar o tipo de decoração que queres. Assim, definir as cores, os objectos que melhor combinam, que decorações utilizar e que vão de encontro ao tema escolhido é o passo seguinte. Nesta fase, os Behind the Party podem dar algumas ideias de como este processo é feito na JoaninhaDoce e podes ajustar às tuas próprias ideias. Ou então, com uma pesquisa rápida online, hoje em dia não faltam ideias na internet sobre o assunto.

6. Entregar convites

Em qualquer festa, fazer o convite aos convidados é fundamental. Assim que definirmos quem queremos convidar e quando/onde vai ser a festa, já podemos convidar os nossos amigos e familiares. Desta forma, eles terão toda a informação necessária para poderem estar presentes. Nesta fase podemos optar por um convite directo e mais informal (telefonando, enviando sms, etc) ou por outro lado, entregar um convite físico. Contudo, é importante termos em atenção a antecedência com que o devemos fazer. Se no convite informal podemos avisar com alguns dias de antecedência, por outro lado o convite físico já exige uma maior preparação. Por isso, a escolha do design (normalmente de acordo com o tema escolhido) e a encomenda dos convites e a sua entrega aos convidados deverá ser mais feita com maior antecedência.

7. Listar o que vai ser servido

Listar os itens que vão ser servidos na festa ajuda-nos a ter uma noção das quantidades necessárias e da diversidade necessária para cada prato/sobremesa. Esta informação deverá ser baseada no número de convidados e na hora definida para a festa. Por isso, sendo um lanche diferente de um almoço (por exemplo), as quantidades e diversidade vão variar. Assim, é importante elaborar esta lista para que nos seja facilitada a tarefa de organizar a festa. Quer seja para podermos encomendar, quer seja para confeccionarmos nós próprios (ou até decidir o que encomendar e o que fazermos nós).

8. Lista das compras

Após listar o que servir e decidir o que vamos encomendar e o que vamos fazer nós próprios, há que fazer a lista das compras que serão necessárias para organizar a festa. Se optarmos por fazer nós próprios algumas coisas, devemos listar tudo aquilo que vamos precisar para o seu desenvolvimento/confecção. Mesmo que optemos por encomendar as comidas, há sempre outras coisas que acabamos por ter de comprar. Guardanapos, bebidas, decoração, etc.) que são coisas que não convém faltar.

9. Contratar serviços

Depois de elaborar a lista das compras conseguimos facilmente perceber o que vamos precisar de encomendar, segundo as opções que tomamos. Assim, devem ser efectuados os contactos necessário para encomendar os serviços para a festa. Estes podem ir desde, fornecedores de catering, cake design, animação infantil, decoração, espaços para festas, etc. Convém que, os contactos sejam feitos com alguma antecedência. Por um lado, porque aumentamos as chances de conseguir bons fornecedores disponíveis. Mas por outro, no caso de não conseguirmos encontrar fornecedores disponíveis permitir-nos assumir essa parte com tempo para a desenvolvermos.

10. Organizar a festa VS desfrutar da festa

Na minha perspectiva as festas servem para celebrar os momentos especiais e conviver com aqueles que nos são queridos. Se conseguires organizar a festa e ter tudo tratado com antecedência, vais conseguir desfrutar muito mais dos teus convidados e da sua presença. Pois não adianta fazer uma festa fenomenal, se andarmos a correr de um lado para o outro e nem tempo temos para cumprimentar ou interagir com os nossos convidados. Organiza bem, para desfrutares mais.

Gostaste destas dicas? Costumas usar estes passos na organização das tuas festas? Qual destes é para ti a o mais importante?

Beijinhos doces

Joana Tedim